AI 차세대 22기 : 6주차 강의 - NotebookLM으로 업무 자료를 정리하고, GEMS와 OPAL을 활용

수업의 핵심 목표

6월 23일 화요일 수업의 주제는 NotebookLM Part 2 - 업무자동화 챗봇 만들기(GEMS, OPAL)였습니다. 지난 수업에서 NotebookLM을 통해 자료를 정리하고 요약하는 방법을 배웠다면, 이번 시간에는 그 자료를 바탕으로 실제 업무에 사용할 수 있는 챗봇 구조를 만드는 단계까지 실습했습니다.

업무자동화 챗봇을 만들 때 가장 중요한 것은 “AI에게 무엇을 물어볼 것인가”가 아니라 “AI가 어떤 자료를 기준으로, 어떤 규칙에 따라, 어떤 형식으로 답변해야 하는가”를 설계하는 것입니다. 이 과정을 제대로 설계하면 고객 상담, 교육 안내, 회의록 정리, 내부 매뉴얼 검색, 보고서 초안 작성 같은 반복 업무를 훨씬 효율적으로 처리할 수 있습니다.

NotebookLM으로 업무 자료 정리하기

NotebookLM은 사용자가 업로드한 자료를 중심으로 내용을 이해하고 답변하는 도구입니다. 그래서 업무자동화 챗봇을 만들 때 가장 먼저 해야 할 일은 챗봇이 참고할 자료를 정리하는 것입니다. 예를 들어 회사 소개서, 서비스 안내문, 자주 묻는 질문, 상담 기록, 강의 자료 등을 NotebookLM에 넣으면 AI가 그 내용을 바탕으로 요약, 질문 생성, 답변 작성 등을 도와줍니다.

수업에서는 자료를 넣은 뒤 “핵심 내용 요약”, “고객이 물어볼 만한 질문 만들기”, “답변 근거 확인하기”를 실습했습니다. 이 과정은 챗봇의 정확도를 높이는 데 매우 중요합니다. 자료가 정리되지 않으면 챗봇은 그럴듯한 답변은 할 수 있지만, 실제 업무 기준과 맞지 않는 답을 할 위험이 있습니다.

GEMS로 반복 업무용 AI 비서 만들기

GEMS는 자주 사용하는 AI 역할과 지시문을 저장해 두고 반복적으로 활용하는 방식입니다. 예를 들어 “교육 상담 챗봇”, “회의록 정리 비서”, “고객 문의 응대 담당자”, “보고서 초안 작성 도우미”처럼 특정 업무에 맞는 AI 비서를 만들 수 있습니다.

좋은 GEMS를 만들기 위해서는 역할, 목표, 답변 방식, 금지 사항을 명확하게 작성해야 합니다. 특히 업무용 챗봇에서는 자료에 없는 내용을 추측하지 않도록 설정하는 것이 중요합니다.

역할: 교육 상담 챗봇
목표: 과정 문의에 빠르고 정확하게 답변한다.
참고 자료: NotebookLM에 정리한 과정 안내문과 FAQ
답변 형식:
1. 핵심 답변
2. 준비물 또는 조건
3. 다음 단계 안내
주의 사항: 자료에 없는 내용은 추측하지 말고 확인이 필요하다고 답한다.

OPAL로 업무 흐름 연결하기

OPAL은 여러 단계를 가진 업무 흐름을 연결하는 데 활용할 수 있습니다. 사용자가 질문을 입력하면, 질문 유형을 분류하고, NotebookLM 자료를 참고하고, GEMS 규칙에 맞게 답변을 정리한 뒤, 상담 신청이나 다음 행동으로 연결하는 구조를 만들 수 있습니다.

직접 따라 해보는 실습 과제

아래 순서대로 따라 하면 간단한 업무자동화 챗봇을 직접 설계해 볼 수 있습니다. 처음부터 큰 시스템을 만들려고 하지 말고, 반복되는 질문 하나 또는 작은 업무 하나부터 시작하는 것이 좋습니다.

이번 수업에서 얻은 핵심 인사이트

좋은 업무자동화 챗봇은 단순히 멋진 프롬프트 하나로 만들어지지 않습니다. 먼저 정확한 자료를 준비하고, 그 자료를 기준으로 답변하도록 만들고, 반복 업무에 맞는 규칙을 저장하고, 마지막으로 실제 업무 흐름에 연결해야 합니다.

이번 NotebookLM Part 2 수업은 AI를 “검색 도구”가 아니라 “업무 파트너”로 활용하는 방법을 배운 시간이었습니다. NotebookLM은 자료를 이해하고, GEMS는 답변 규칙을 유지하며, OPAL은 업무 흐름을 연결합니다. 이 세 가지를 함께 활용하면 교육, 상담, 영업, 관리 업무에서 반복되는 시간을 줄이고 더 중요한 의사결정에 집중할 수 있습니다.